|
|
Project Management wordt in de ogen van BiTiS Consultancy
nog wel eens verward met een goede planning maken en goed met project
management tools kunnen werken (zoals Microsoft Project 2002, Niku,
Primavera, Artemis en Business Engine). In de ogen van BiTiS Consultancy
is project management meer.
In project management land kan je 2 verschillende stromingen onderscheiden,
te weten:
- Prince2
- PMBOK
Alle andere project management methodes zijn óf gebaseerd op één van
beide methodes óf een combinatie
Wat is het verschil tussen beide methodes? In het kort gezegd: Prince2
is meer product gericht en PMBOK is meer proces gericht. Prince2 is
een redelijk strak voorgeschreven wijze van stappen welke binnen het
project gedaan moeten worden om tot het gewenste eindresultaat (product)
te komen. PMBOK laat meer vrijheid in hoe het eindresultaat eruit
gaat zien, maar stelt het proces centraal. Op basis van het proces
en de inzichten gedurende het project wordt het eindresultaat bepaald.
PMBOK geeft meer vrijheid aan de projectmanager dan Prince2. Afhankelijk
van het soort project en de omgeving waarbinnen gewerkt, kan gekozen
worden voor één van beiden. BiTiS Consultancy heeft de volgende stelregel:
indien het duidelijk is hoe het eindresultaat er uit moet zien, kies
dan voor Prince2. Indien het eindresultaat nog niet helemaal duidelijk
is (maar de doelstelling wel), kies dan voor PMBOK. BiTiS Consultancy
beschikt over een ruime ervaring met beide methoden.
BiTiS hanteert 4 kernbegrippen waarbinnen een project bestuurd wordt:
- Schatten en plannen
- Rapporteren en communiceren
- Bewaken en corrigeren
- Feedback en verwachtingsmanagement
Een goede voorbereiding is het halve werk. Het succes van een project
wordt, in de ogen van BiTiS Consultancy, bepaald in de eerste paar
weken. Het fundament onder het project wordt in deze eerste weken
gelegd. Een project begint met het in kaart brengen wanneer een project,
in de ogen van de opdrachtgever, een succes zal zijn. Dit wordt de
rode draad door het project en op basis van deze succesfactoren wordt
er gerapporteerd. Op basis van de doelstellingen van het project,
de technische oplossing die gekozen is en de organisatie omstandigheden
waarbinnen gewerkt moet worden, wordt een ontwikkelmethodologie gekozen.
Voorbeelden van ontwikkelmethodologiën zijn: Rational, Waterval, Iteratief,
vaak op allerlei verschillende manieren uitgewerkt door consultancy
bureau's, hard- en software leveranciers. De fasen van het project
(bijvoorbeeld ontwerp, bouw, test, implementeer) worden in kaart gebracht.
Daarna worden alle activiteiten per fase uitgewerkt. Hierbij is het
essentieel dat aan alle verschillende facetten van een project gedacht
wordt. BiTiS Consultancy werkt met checklists waarin nagegaan wordt
of aan alle aspecten binnen een project gedacht is. Dan wordt ingeschat
hoeveel tijd iedere activiteit zal gaan kosten. BiTiS Consultancy
hanteert hierbij de volgende aanpak:
- Globale inschatting
- Detail schatting
- Feedback en terugkoppeling
Globale inschatting:
Een globale inschatting gebeurd op basis van ervaring en inzicht en
neemt over het algemeen een korte tijd in beslag.
Detail schatting:
Op basis van de gekozen ontwikkelmethodologie wordt een "work breakdown
structure" gemaakt waarin tot op detail niveau alle activiteiten bepaald
worden en per activiteit de benodigde tijd ingeschat wordt. Dit is
een tijdsintensieve inspanning, vaak in meerdere iteraties.
Feedback en terugkoppeling:
Als eerste wordt de globale inschatting vergeleken met de detail inschatting.
De vuistregel die veel gehanteerd wordt is dat de schatting betrouwbaar
is als de globale inschatting niet meer dan 20% afwijkt van de detail
inschatting. Het is verstandig om de schatting door een ervaren projectmanager
te laten reviewen of een tweede detail schatting te laten maken.
Ervaring heeft geleerd dat projecten vaak mislukken omdat de communicatie
tussen het project en de opdrachtgever tekort schiet. De redenen hiervoor
zijn heel verschillend, een paar voorbeelden:
Het project heeft te maken met tegenvallers
Een project kan verkeerd ingeschat zijn, de voorspelde productiviteit
wordt niet gehaald, de kennis van het project team is onvoldoende,
er is een tekort aan project medewerkers, de kwaliteit van individuele
project medewerkers valt tegen, er zijn technische problemen. Het
komt vaak voor dat projectmanagers niet durven te communiceren, zij
zijn bang om hier persoonlijk op afgerekend te worden. Vaak wordt
er door de projectmanager informatie achtergehouden, de situatie wordt
rooskleuriger voorgedaan dan deze werkelijk is. De projectmanager
hoopt dat de situatie zich oplost en de oorspronkelijke planning toch
gehaald wordt.
De omgeving werkt onvoldoende mee
Er is vrijwel niet één project dat autonoom, onafhankelijk, van de
omgeving ontwikkeld wordt. De organisatie moet informatie leveren,
documenten nakijken, testen, besluiten etc. In een project wordt veelal
onderschat dat de omgeving trager meewerkt dan oorspronkelijk gedacht
is. Dit heeft invloed op de voortgang van het project. De projectmanager
signaleert dit te laat; er is niet over gecommuniceerd door de opdrachtgever.
Dit leidt dan tot vertraging in het project en in het slechtste geval
tot claims van de opdrachtnemer.
De opdrachtgever heeft onvoldoende grip op het project
Hoe vaak komt het voor dat de rapportages tot één week voor opleveren
een positief beeld geven en er op het laatste moment uitstel van de
oplevering is? Wordt u belazerd door de projectmanager? Of stelt u
onvoldoende kritische vragen ter toetsing van wat er gerapporteerd
wordt? Vaak van allebei een beetje. Indien u als opdrachtgever niet
de tijd en mogelijkheden heeft te toetsen of de projectmanager correct
rapporteert, zou u een externe auditor in kunnen huren. Dit geeft
u in ieder geval voldoende duidelijkheid en inzicht in de status van
het project.
De projectmanager is niet gedisciplineerd
U ontvangt onregelmatig rapportages en berichten over de status en
voortgang van het project. Dit kan op 2 dingen duiden: óf u hecht
er niet zo veel waarde aan geregeld, op vastgestelde tijdstippen,
de rapportages te ontvangen óf de projectmanager is ongedisciplineerd.
Leidt dit problemen? Niet noodzakelijk, maar u verliest wel grip op
het project. Het advies is: spreek data af wanneer er gerapporteerd
wordt. Lees de rapportages zorgvuldig (ook al lijkt deze sprekend
op de vorige rapportage) en stel kritische vragen. Vraag de projectmanager
om uitleg hoe hij/zij aan bepaalde cijfers en bevindingen gekomen
zijn. Toets of de projectmanager consequent is bij het beantwoorden
van uw vragen.
De rapportage is slecht toegankelijk en onduidelijk
Dit is een slecht voorteken. De projectmanager probeert de waarheid
te verhullen achter een wirwar van cijfertjes, grafieken, plaatjes
en tekeningen. U herkent niets meer van het project dat oorspronkelijk
is afgesproken. Hoe kunt u dit voorkomen? Ten eerste: spreek van te
voren wat en hoe er gerapporteerd wordt. Ten tweede: spreek af wanneer
er gerapporteerd wordt. Ten derde: reageer onmiddellijk indien er
niet conform afspraak gerapporteerd wordt.
De rapportage is vaag en niet to the point
Dit is een slecht teken. Vraag om opheldering en duidelijke taal.
Wees extra scherp op de antwoorden die gegeven worden. Weet de projectmanager
waar hij/zij het over heeft, zit de projectmanager boven op het project,
probeert de projectmanager bepaalde zaken te verbergen?
Denk met elkaar mee
Het is heel makkelijk om als projectmanager en opdrachtgever elkaar
vliegen af te vangen. Maar heeft u er over nagedacht eens in de schoenen
van elkaar te staan? Het helpt vaak heel erg je in de ander te verplaatsen
en je af te vragen hoe bepaalde zaken in andermans positie aan te
pakken of op te lossen. Twee weten meer dan één en je kweekt begrip
en vertrouwen.
Een aantal tips:
- Creëer een open communicatie structuur. Iedereen kan en mag
fouten maken. Als je er op tijd bij ben, kunnen fouten meestal
hersteld worden.
- Discipline, zowel bij de opdrachtgever als bij de projectmanager.
Als projectmanager: kom de afspraken na, zorg voor discipline
in het team. Vaak lijken bepaalde issues in het project belangrijker
dan communicatie en rapportage. Dit is een grote vergissing. Een
project is een wisselwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer
en berust op goede communicatie. Als er informatie ontbreekt,
dan loopt de wisselwerking tussen projectmanager en opdrachtgever
gevaar en gaat het project mogelijk risico lopen. Als opdrachtgever:
lees de rapportage die u krijgt, indien bepaalde zaken niet duidelijk
zijn, stel er vragen over. Wees kritisch en durf de projectmanager
uit te dagen of hij/zij weet waarover het gaat.
- Je kunt nooit genoeg communiceren. Maar draag er zorg voor dat
je helder en duidelijk communiceert. Een advies is de rapportage
in kengetallen en highlights samen te vatten. Probeer in uw eigen
woorden samen te vatten wat u zo juist gelezen of gehoord heeft.
Vraag de projectmanager om het rapport of bericht in zijn/haar
woorden bondig samen te vatten.
- Wees niet bang om vragen te stellen. Aarzel niet iedere vraag
te stellen die bij u opkomt. Indien u vragen heeft welke niet
direct beantwoord kunnen worden, schrijf ze op en stel ze later.
- Wees scherp in het bewaken van actie- en issuelijsten.
- Maak (of zorg er voor) dat er onmiddellijk een verslag van een
vergadering gemaakt wordt. Noteer de acties, personen, datum en
leg deze vast in een actielijst. Noteer de genomen besluiten in
een besluitenlijst.
Samenvattend:
- Maak van te voren goede afspraken hoe en wanneer er gerapporteerd
en gecommuniceerd wordt.
- Toon discipline, lees de rapportages en luister goed wat de
projectmanager u verteld.
- Als u dingen niet begrijpt: vraag om verduidelijking. Laat de
projectmanager in zijn/haar eigen woorden vertellen hoe het project
ervoor staat.
- Gebruik checklists om na te gaan of alle afspraken nagekomen
worden.
- Indien u het niet vertrouwd, laat een externe partij een audit
doen.
Voor vrijwel ieder project wordt er een plan gemaakt, maar hoe vaak
wordt er een project uitgevoerd conform het projectplan? Heeft u halverwege
het project het projectplan nog eens te voorschijn gehaald en nagekeken
wat de afspraken ook al weer waren? Natuurlijk bij de start van een
project weet de projectmanager nog niet wat hem allemaal te wachten
staat. Het projectplan is een weergave wat op dat moment bekend is.
Daarom is in de ogen van BiTiS Consulting een projectplan een levend
document. Op basis van de opgedane kennis en ervaring gedurende het
project en mogelijk de veranderende omstandigheden, wilt u toch weten
waar u aan toe bent. Daarom is het in de ogen van BiTiS Consulting
essentieel dat u als opdrachtgever het verloop van het project nauwlettend
volgt en het projectplan, indien de omstandigheden waaronder het project
uitgevoerd wordt veranderen, laat aanpassen. Als opdrachtgever dient
u het gewijzigde plan dan ook te accorderen.
Een aantal tips bij het bewaken van een project:
- Stuur op basis van de doelstellingen van het project
- Laat technologie nooit de overhand nemen. Bijvoorbeeld: features
die leuk zij om te hebben, maar geen enkele toegevoegde waarde
bieden.
- Bestudeer nauwkeurig het originele projectplan. Indien er onduidelijkheden
in staan, vraag om uitleg en toelichting. Controleer aan de hand
van checklists of alle voor u belangrijke zaken in het projectplan
beschreven zijn.
- Maak een lijstje van de top-5 succesfactoren van het project.
Vraag u zelf bij ieder (voortgangs)overleg af of het project conform
deze succesfactoren vorderingen maakt.
- Indien de omstandigheden van een project dusdanig wijzigen dat
er niet meer conform de oorspronkelijke afspraken geleverd zal
worden, laat het projectplan wijzigen. Accordeer het gewijzigde
projectplan (maak eventueel nieuwe contractuele afspraken) en
stuur het project aan op het gewijzigde projectplan.
- Voor ieder (voortgangs)overleg dient u zich goed voor te bereiden.
Lees de rapportages zorgvuldig. Schrijf de vragen die u heeft
van te voren op. Wees kritisch, indien antwoorden van de projectmanager
u niet bevallen, zeg dit en laat de projectmanager met antwoorden
komen die u wel bevallen.
- Toets regelmatig of het project conform oorspronkelijke afspraak
uitgevoerd wordt. Laat eventueel een derde partij een audit doen.
- Vrijwel ieder project is afhankelijk van wat uw eigen organisatie
aan kennis, inzet en ervaring inbrengt. Stuur uw eigen organisatie
als een project aan. Wijs iemand uit uw organisatie aan als "business
projectmanager". Stuur de Business Projectmanager op een zelfde
wijze aan als de IT projectmanager.
Maar in ieder project gaat wel iets niet conform het oorspronkelijke
plan. Hoe zorgt u ervoor dat u het project dusdanig kan bijsturen
en corrigeren dat het project toch nog conform uiteindelijke doelstellingen,
tijd en budget wordt geïmplementeerd? Eerst een paar overwegingen:
- In vrijwel ieder project zit een "reserve" ingebouwd. Dit om
tegenvallers op te vangen.
- Projecten zijn volgens 3 parameters opgebouwd: tijd, geld en
functionaliteit. Bepaal voor u zelf in welke volgorde u de prioriteit
van deze parameters stelt.
- In de meeste projecten worden activiteiten uitgevoerd die niet
absoluut noodzakelijk zijn. Bepaal voor u zelf welke activiteiten
een absolute "must" zijn en welke activiteiten "nice to have"
zijn.
- Als u een project heeft uitbesteed, dan kunt u tegenvallers
misschien wel op de opdrachtnemer verhalen. U moet zich zelf afvragen:
wat is voor de opdrachtnemer het belangrijkst: een langdurige
relatie of éénmalige klus met een goede marge. De meeste opdrachtgevers
kiezen voor de langdurige relatie.
- Kwaliteit van de projectmedewerkers. Zorg ervoor dat u een stem
heeft in de kwaliteit van de projectmedewerkers. Goede resources
zijn schaars en externe partijen neigen er toe de beste resources
in te zetten op de meest strategische projecten. Zorg ervoor dat
u als klant als een strategisch project en/of klant gezien wordt.
- Denk met het project mee, zeker als u enige ervaring heeft met
IT projecten. Projectmanagers zien de projecten vaak door de eigen,
gekleurde bril en zijn vaak volledig vervlochten met het project
en zien bepaalde oplossingen/alternatieven niet.
- Wees secuur in het documenteren van de gemaakte afspraken. Controleer
actie- en issue- en besluitenlijsten. Toon discipline in voortgangsoverleggen.
Geef zelf het goede voorbeeld bij opvolgen van de acties en het
oplossen van de issues. Goed voorbeeld doet volgen.
- Wat voor de IT-projectmanager geldt, geldt ook voor de business
projectmanager. Zorg ervoor dat u gedisciplineerd bent in het
bewaken en controleren van de afspraken en verantwoordelijkheden
van de eigen organisatie.
Lopen het project en de verwachtingen van de organisatie gelijk op?
Hoe vaak vraagt u dit als opdrachtgever en projectmanager af? Toch
is dit de allerbelangrijkste vraag die er is. Er zijn talloze voorbeelden
van projecten die in de ogen van de projectmanager en de opdrachtgever
succesvol uitgevoerd zijn, maar niet voldoen aan de verwachtingen
van de organisatie en daarom mislukken. Het is daarom essentieel dat
zowel de opdrachtgever als de projectmanager voor, tijdens en na het
project toetsen wat de verwachtingen van de organisatie zijn en op
basis van de uitkomst van deze toetsing het project eventueel bijsturen.
BiTiS Consultancy hanteert hierbij een aantal gulden regels:
- Als opdrachtgever kan je niet vroeg genoeg de verwachtingen
van de organisatie toetsen. Deze toetsing kan op velerlei manier
gedaan worden, van "understanding by walking around" tot webpolls
en enquêtes. De waarde van dit soort toetsingen werkt alleen als
je deze regelmatig herhaalt.
- Volg de verwachtingen van de organisatie, niet wat de techniek
kan bieden. Te vaak worden projecten geleid door techneuten en
techneuten vinden het leuk nieuwe dingen uit te proberen, zonder
zich af te vragen of dit wel toegevoegde waarde voor de organisatie
heeft. Ook loopt u het risico als proefkonijn gebruikt te worden,
u betaalt en loopt het risico. En wat levert dit op?
- Betrek uw organisatie actief bij het project en maak uw eigen
organisatie verantwoordelijk voor het resultaat. Dit begint met
het betrekken van de organisatie bij de doelstellingen, gevolgd
door het opstellen van de specificaties, doen van de acceptatietest,
training en implementatie.
- Luister en communiceer. Veelal toont de organisatie weerstand
tegen de verandering die de IT oplossing met zich meebrengt. Mensen
zijn, over het algemeen, bang voor veranderingen. Vaak heeft dit
te maken met perceptie, onbekend is onbemind. Hoe kunt u dit gevoel
wegnemen? In feite heel simpel, maar oh zo moeilijk in de realiteit:
luisteren en communiceren. Neem de tijd om naar de mening en het
gevoel van uw mensen te luisteren. Toon begrip en laat zien dat
u hen begrepen heeft. Maar laat zien dat u het beste voor heeft
met de organisatie, laat de toegevoegde waarde zien die de nieuwe
IT oplossing met zich meebrengt. Leg dit uit in woorden die uw
medewerkers begrijpen en een positieve toon kan natuurlijk nooit
kwaad. U mag best een beetje overdrijven, maar toon wel realiteitszin.
Als u minder goede berichten te vertellen heeft, begin hiermee
op tijd. Laat de organisatie zich stapje voor stapje voorbereiden.
Vaak is veranderen een kwestie van wennen en gewenning is een
langzaam proces.
- Waardeer en beloon de "champions". Het is vrijwel onmogelijk
veranderingen in de organisatie door te voeren indien de organisatie
zelf niet wil meewerken. In dit veranderingsproces zijn binnen
de organisatie verschillende type medewerkers te herkennen: van
weerstand, neutraal tot voorstanders. De laatste, de voorstanders
ook wel "champions" genoemd zijn de mensen die u nodig heeft de
verandering in de organisatie door te voeren. Het is verstandig
deze mensen te stimuleren mee te werken in het veranderingsproces.
Zorg er in ieder geval voor dat tijd voor deze medewerkers vrijgemaakt
wordt. Daarnaast, ter stimulering, is het verstandig deze medewerkers
te waarderen. Dit kan variëren van complimenten, carrière verbetering
tot salarisverhoging.
- Het managen van projecten. BiTiS Consultancy kan u helpen
projecten te besturen en tot het gewenste eindresultaat te brengen.
BiTiS Consultancy is zowel bekend en ervaren met Prince2 als wel
PMBOK. Daarnaast beschikt BiTiS Consultancy over een ruime ervaring
in het managen van projecten.
- Het uitvoeren van project audits. BiTiS Consultancy beschikt
over standaard methodieken.
- Risico analyse. BiTiS Consultancy maakt a.d.h.v haar
eigen vragenlijst een risico analyse welke u exact aangeeft waar
de project risico's zitten. Eveneens geeft BiTiS Consultancy u
advies hoe u deze risico's kan beheersen.
- Projectplan review. Op basis van eigen ervaring en m.b.v.
een checklist kan BiTiS consultancy een review doen of second
opinion geven. De uitkomst van deze review of second opinion is
een "cijfer". Dit cijfer is gemeten aan een benchmark welke BiTiS
Consultancy ontwikkeld heeft.
- Ondersteuning opdrachtgever. Veel opdrachtgevers vinden
het lastig projecten vanuit de opdrachtgevers verantwoordelijkheid
aan te sturen. BiTiS Consultancy kan u hierbij helpen en influisteren
welke maatregelen u moet nemen het project in goede banen te leiden.
Vanzelfsprekend behoudt u als opdrachtgever de eindverantwoordelijkheid.
- Opstellen van projectplan en/of plan van aanpak. Heeft
u behoefte aan ondersteuning bij het opstellen van uw plan van
aanpak of projectplan. BiTiS Consultancy beschikt over standaard
templates en een lange lijst best practices om u te helpen op
een snelle manier een projectplan of plan van aanpak op te stellen.
|
|
