Een voorbeeld van een programma dat veel
gebruikt wordt is de eerste mens op de maan |
|
|
Grote bedrijven of (semi)overheden hebben een visie en maken op basis
van deze visie een meerjarenplan of beleidsplan. En in feite is dit
wat wij verstaan onder een programma. In een programma worden strategische
doelstellingen bepaald. De routemap (hoe deze doelstellingen bereikt
kunnen worden) wordt op hoofdlijnen bepaald en voor de eerste periode
(bijvoorbeeld één jaar) worden de projecten gedefinieerd. Deze projecten
kunnen van allerlei aard zijn, zoals IT projecten, reorganisatie,
verhuizing, PR en marketing etc.
Maar de omgeving verandert, organisaties veranderen, mensen veranderen.
Daarom wordt binnen een programma van tijd tot tijd bekeken of de
doelstellingen (zoals deze in het begin van het programma gedefinieerd
zijn) bijgesteld moeten worden en of de gekozen weg nog steeds de
juiste is. Binnen een programma moet een organisatie de flexibiliteit
hebben bij te sturen, zonder dat dit gepaard gaat met desinvesteringen
of stoppen van projecten. Daarom wordt een programma stapje voor stapje
opgebouwd en wordt er na iedere stap geëvalueerd en bekeken hoe de
volgende stap eruit moet zien.
In het kort gezegd: een project stuurt op een resultaat en een programma
stuurt op het bereiken van doelstellingen. Maar er zijn meer verschillen,
een aantal op een rijtje:
- Een programma is strategisch van aard, vaak over een langere
periode. Een project is tactisch, conjunctuur gericht. Lost de
problemen van het moment op, over een kortere periode.
- Een project is afgebakend: conform functionaliteit, tijd en
geld tot een resultaat komen. In een programma wordt van te voren
afgesproken welke business doelstellingen gehaald moeten worden.
Vervolgens worden één of meerdere projecten gedefinieerd
(en dit hoeven niet allemaal IT projecten te zijn). Deze projecten
leveren wel conform budget, tijd en functionaliteit, maar de besturing
over de projecten wordt gedaan op basis van het bereiken van de
doelstellingen
- Binnen een project wordt gestuurd op het leveren van een resultaat.
Er wordt conform een bepaalde methode ontwikkeld, er wordt
een activiteitenlijst, mijlpalenlijst opgesteld en er wordt gestuurd
op basis van uitvoering van taken en activiteiten. Binnen een
programma wordt gestuurd op basis van heb behalen van business
doelstellingen, integraal management over verschillende projecten
en de verwachtingen en onzekerheden worden gemanaged.
Vaak wordt een programma als een verzameling van projecten gezien.
Dit is niet helemaal incorrect, maar er worden 2 belangrijke aspecten
vergeten: doelstelling/beleid en de mogelijkheid tot bijsturing. Een
programma vergt ook een heel andere aansturing, meer een beleidsmatige
benadering dan een resultaatgericht benadering. Dit betekent dat een
goede projectmanager nog geen goede programmamanager hoeft te zijn
(en andersom geldt dit natuurlijk ook).
De grootste uitdaging rond een programma is dat het eindresultaat
niet exact vaststaat. Binnen een programma wordt gestuurd op het bereiken
van doelstellingen en het eindresultaat wordt stapje voor stapje opgebouwd.
Daarom krijgen veel opdrachtgevers vaak het gevoel dat een programma
een bodemloze put wordt, zonder dat er een concreet resultaat tegenover
staat. Dit is soms het geval, maar dit is vaak perceptie. Veel programma's
zijn goed opgebouwd en maken goede voortgang. Maar veel programmamanagers
vergeten op een juiste manier de voortgang te meten, inzichtelijk
te maken en te rapporteren.
BiTiS Consultancy heeft een ruime ervaring in programmamanagement
en verleent de volgende diensten:
- Aansturen van programma's.
Integraal management over verschillende projecten, sturen op de
gedefinieerde business doelstellingen. Voortgang meten op basis
van KPI's. Het managen van verwachtingen en onzekerheden binnen
de organisatie. Aansturen van de verandering binnen de organisatie,
het bewaken van het overall proces. Dit is een rijtje van aspecten
van een programma waar BiTiS Consultancy ruime ervaring mee heeft.
BiTiS Consultancy biedt naast deze ervaring een aantal standaard
methodes, checklists, templates aan welke de kwaliteit van een
programma op een snelle en effectieve manier kunnen verbeteren.
- Opzetten van een programma.
U wilt een bepaalde strategische verandering doorvoeren in de
organisatie, maar u heeft géén idee op welke wijze u deze strategische
verandering vorm moet geven. BiTiS Consultancy kan u helpen een
programma op te zetten. Hierbij moet u denken aan: - Definitie
en accorderen van de strategie - Vaststellen van de business doelstellingen
- AS-IS situatie in kaart brengen - TO-BE situatie, in het licht
van strategie en doelstellingen vastleggen - Definitie van business
processen en requirements - Bepalen van de "business benefits"
- Vaststellen van voorkeurscenario op basis van strategie, doelstellingen
en business benefits - Projectendefinitie (op basis van voorkeurscenario)
- Uitwerken van de business case - Vaststelling "quick wins" -
Definitie van project portfolio BiTiS Consultancy heeft de beschikking
over methodologiën, templates, voorbeelden om op een snelle, effectieve
manier een programma te definiëren.
- Audits en Reviews
BiTiS Consultancy beschikt over een Programme Audit en Review
methodologie. A.d.h.v. vragenlijsten wordt een programma op verschillende
aspecten volledig doorgelicht. Het resultaat is een score afgewogen
tegenover een standaard benchmark. Op basis van deze score worden
aanbevelingen gedaan het programma bij te stellen.
- Risico Analyse
A.d.h.v een checklist worden alle programma onderdelen onder de
loep genomen. De uitkomst van de risico analyse is een risico
barometer (red, amber, green). A.d.h.v. deze score worden aanbevelingen
gedaan hoe risico's beheerst kunnen worden.
- Ondersteuning opdrachtgever bij het aansturen en beheersen
van een programma
Als opdrachtgever mist u vaak tijd, kennis en ervaring een programma
op een goede manier aan te kunnen sturen. BiTiS Consulting kan
namens de opdrachtgever een deel van de programma aansturing overnemen,
de opdrachtgever adviseren welke maatregelen te nemen om het programma
bij te sturen, rapportages opstellen, verwachtingen van de organisatie
managen. De uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt bij de opdrachtgever,
maar BiTiS Consulting kan u als opdrachtgever coachen en begeleiden
bij het aansturen van een programma.
|
|
