Misschien een beetje zelfspot? |
|
|
Ieder project heeft wel te maken met omgevingsfactoren die het uiteindelijke
verloop van het project kunnen verstoren. Eén van de belangrijkste
verstorende factoren in een project, zijn vaak de persoonlijke belangen
en verwachtingen die meespelen. Projecten worden meestal geïnitieerd
op basis van bepaalde bedrijfsdoelstellingen. Maar achter iedere bedrijfsdoelstelling
zit over het algemeen bepaalde persoonlijke visies en persoonlijke
belangen. Binnen een organisatie zijn mensen bezig zich een bepaalde
positie te verwerven of een bepaalde positie te handhaven. Voor de
één is een verandering (lees project) een kans, voor de andere is
het een bedreiging. Daarnaast zijn er verschillende visies op welke
wijze een bepaalde verandering doorgevoerd moet worden. Een projectmanager
is vaak een evenwichtskunstenaar, die bezig is zijn/haar project te
beschermen tegen allerlei verstorende factoren, maar aan de andere
kant bezig het iedereen naar de zin te maken. Daarom heeft een project
manager vaak het gevoel dat hij/zij gevierendeeld wordt: Tussen de
opdrachtgever en zijn eigen organisatie, tussen het project en de
opdrachtgeverorganisatie.
Enkele voorbeelden uit de praktijk:
- Een ambitieuze ambtenaar op een ministerie had bedacht dat als
het ministerie de administratie m.b.v. een ERP pakket zou doen,
hij flink carrière kon maken. Hij wist te bewerkstelligen dat
de Secretaris Generaal het plan goedkeurde en het budget beschikbaar
gemaakt werd. Er werd een offerte proces opgestart en een ERP
pakket geselecteerd. Eveneens werd een Consultancy bureau ingehuurd
om het pakket te implementeren. Toen het project een paar maanden
op weg was, kon de betreffende ambtenaar inderdaad zijn carrière
sprong maken en verdween van het toneel. Maar er was niemand binnen
het ministerie die de rol van opdrachtgever van de betreffende
ambtenaar wilde overnemen en het project kwam in een vacuüm terecht.
De projectmanager werd gemangeld tussen zijn baas (die wilde doorgaan,
het project bracht goed geld op), het projectteam (mensen wilde
zekerheid, het project begon te zweven), vertegenwoordigers van
de opdrachtgever (die vonden dat de projectmanager zelf de stekker
uit het project moest trekken) en een hele rits "beste stuurlui
die aan wal stonden" (die vonden het allemaal verloren geld en
verloren tijd). Niemand wilde/durfde beslissingen te nemen en
uiteindelijk duurde het meer dan 4 jaar met een 4x zo hoog budget
voor dat het project geïmplementeerd werd.
- Om de globalisering strategie verder vorm te geven, had een
grote bank een aantal Amerikaanse managers ingekocht bij de concurrent.
Deze managers moesten een aantal veranderingen doorvoeren in de
organisatie. Maar als vreemdeling in een bestaande organisatie
veranderingen door te voeren, dat is complex. Voor een groot project
was één van deze managers verantwoordelijk. Het lastige was de
eigen organisatie, daar bleef hij liever maar weg. Maar het project
was extern aanbesteed. Dus daar kon hij al zijn energie in kwijt.
De projectmanager van de externe partij stond stevig in zijn schoenen
en werd conform afspraken op tijd opgeleverd. Helaas had deze
Amerikaanse manager al zijn energie in het project gestoken en
had niets gedaan aan de verandering binnen zijn eigen organisatie.
Het uiteindelijke resultaat was dat deze Amerikaanse manager binnen
tijd en budget zijn oplossing klaar had, maar dat de eigen organisatie
deze oplossing niet wilde hebben.
- Eén van de politieke doelstellingen van de Nederlandse regering
is dat Rotterdam en Schiphol centrale vervoer hubs zijn binnen
Europa. Daarvoor werd er besloten de administratieve handelingen
zo eenvoudig en flexibel mogelijk te maken, opdat het oponthoud
en het administratief proces minimaal wordt voor import en export.
Hiervoor moest een heel nieuw systeem gebouwd worden. Hiervoor
werd een project aanbesteed bij een externe partij, met als randvoorwaarden
dat er conform interne standaards en technologie gewerkt zou worden.
Eveneens moest minimaal de helft van de projectmedewerkers uit
de klantorganisatie komen. Dit leidde tot zoveel bureaucratie
dat het uiteindelijk het project vastliep in zijn eigen traagheid
en de oplossing achterhaald was voordat deze geïmplementeerd werd.
|
|
