|
|
20 jaar ervaring vertaald in "lessons learned". Hoe zorg je er voor
dat de ezel zich niet twee keer stoot aan dezelfde steen.
Een aantal tips op een rij:
Het klinkt afgezaagd, maar een goede voorbereiding is het halve werk.
Het succes van een project wordt bepaald in de eerste fase.
Aandachtspunten in de eerste fase van het project zijn:
a.
In kaart brengen van de verwachtingen van de opdrachtgever.
Wanneer is in de ogen van de opdrachtgever het project een succes.
Wat zijn de "quick wins" van het project en wat zijn de kritieke succesfactoren.
b.
Technische Architectuur. Het technisch fundament onder het project.
Ga niet overhaast aan de slag, maar trek voldoende tijd uit een gedegen
architectuur uit te werken. Het kost wat meer geld in de aanloop van
het project, maar zal zich dubbel en dwars terugbetalen.
c.
Breng alle activiteiten vooraf in kaart, maak een gedegen en gedetailleerde
kosteninschatting en plan deze zorgvuldig. Dit lijkt een open deur,
maar met alle activiteiten worden niet alleen de activiteiten van
het IT project bedoeld, maar ook de activiteiten welke de organisatie
moet doen, opdat de oplossing solide geïmplementeerd kan worden.
d.
Zorg ervoor dat op de sleutelposities de juiste mensen zitten met
de juiste ervaring. Hierbij moet u denken aan de volgende rollen:
projectmanager, technisch architect, business analist, ontwikkelspecialist,
kwaliteits/test manager.
e.
Zorg ervoor dat vooraf de belangrijkste procedures duidelijk
en geaccordeerd zijn. Hierbij moet u denken aan: rapportage, opleverprocedure,
acceptatieprocedure, kwaliteitsmanagement procedures.
f.
Maak een diepgaande risico analyse en zorg ervoor dat op basis van
de onderkende risico's maatregelen genomen worden deze risico's te
beheersen.
Als opdrachtgever moet u bovenop het project zitten. Trek voldoende
tijd uit om het project te kunnen volgen, bereidt u goed voor op de
diverse voortgangsoverleggen, lees alle rapportages zorgvuldig, stel
kritische vragen waar zaken u niet duidelijk zijn, laat de projectmanager
in zijn/haar eigen woorden vertellen hoe het project er voorstaat,
manage de activiteiten en verplichtingen van uw eigen organisatie als
een project. Alleen op deze manier blijft u aan het roer staan en
houdt u de controle.
Evalueer en review gedurende de uitvoering van het project. Draag
er zorg voor dat het project vordert conform de originele doelstellingen,
kritieke succesfactoren en quick wins. Corrigeer onmiddellijk op het
op moment dat het project uit koers dreigt te lopen of stel de oorspronkelijke
doelstellingen bij.
Mobiliseer voldoende menskracht in uw eigen organisatie. U trekt veel
geld uit voor een IT oplossing, waarom zou u niet voldoende en de
juiste mensen uit uw eigen organisatie vrijmaken om de oplossing conform
doelstellingen geïmplementeerd te krijgen?
Communiceer over de doelstellingen, voortgang van het project. Draag
er zorg voor dat uw eigen organisatie weet wat ze te wachten staat.
Veelal ontstaat er weerstand in de organisatie als de medewerkers
niet weten wat hen te wachten staat. Er wordt nooit te veel gecommuniceerd!
Stuur op hoofdlijnen en laat u niet afleiden door details. Technische
problemen zijn veelal op te lossen of er zijn alternatieven voorhanden.
Het gebeurd vaak dat alle aandacht wordt gericht op het oplossen van
technische problemen, terwijl de doelstellingen van het project uit
het oog worden verloren.
|
|
